Es ist besser, einen Tag im Monat über sein Geld nachzudenken, als einen ganzen Monat dafür zu arbeiten.
John Davison Rockefeller (1874-1960)
Wer kennt das nicht? Das Geschäft läuft gut, die meisten Kunden zahlen pünktlich und die paar Kunden, die mit den Zahlungen trödeln, machen den Kohl nicht fett. Das Dumme ist nur, dass die paar Kunden nicht umso solventer werden, je länger man sie ignoriert. Tatsächlich liegt die Gefahr seine Forderung total abschreiben zu müssen, bereits nach knapp drei Monaten bei rund 50 %!
Nicht nur, dass offene Forderungen teures Kapital binden und damit der Liquidität des Unternehmens schaden. Auch die Stärke der Verhandlungsposition gegenüber der Bank leidet unter dem Posten „offene Forderungen“. Spätestens beim nächsten Kreditgespräch mit dem Kreditsachbearbeiter, rächt sich die Nachlässigkeit gegenüber den Schuldnern. Der Banker sieht nur die sich aus den Bilanzpositionen ergebenden Kennziffern und schließt auf eine schlechtere Auftragslage, als es den Tatsachen entspricht. Dies führt in den meisten Fällen zu erheblich schlechteren Kreditkonditionen und somit zu einer massiven Verschlechterung der Wettbewerbsfähigkeit.
Der erste Schritt zu einem wertvollen Debitorenmanagement ist mit Sicherheit die Sensibilisierung der Mitarbeiter. Kunden, die im Zahlungsverzug sind, müssen zeitnah nachgehalten werden, damit die Forderungen nicht zu Ausfällen führen.
Säumige Schuldner als Umsatzbremse
Ein Kunde mit offenen Forderungen wird bei Ihnen u.U. nichts mehr bestellen, da er aus seiner Sicht „doppelt“ zahlen muss. Schließlich ist im wahrsten Sinne des Wortes noch eine Rechnung offen und die neue Ware oder Dienstleistung gibt es ja auch nicht geschenkt.
Fehler 1: den letzten beißen die Hunde!
Wer seine Schuldner an der langen Leine lässt, erzieht sich quasi die Zahlungsstörungen selbst heran. Erstens spricht es sich in vielen Kreisen rum, dass man bei ihnen nicht bezahlen muss. Zweitens entsteht beim Schuldner der Eindruck, der hat’s ja gar nicht nötig. Den Interessiert sein Geld ja gar nicht. Das muss nicht in allen Fälle so gesehen werden. Es ist jedoch schon ausreichend wenn dies von einigen so verstanden wird.
Das ist aber noch gar nicht mal das größte Problem. Fakt ist, dass mittlerweile der größte Teil der KMU (kleinen und mittelständischen Unternehmen) ihr Debitorenmanagement soweit umgestellt haben, dass Zahlungsverzögerungen von ein bis zwei Tagen bereits Weiterungen auslösen. Sei es Telefoninkasso oder unmittelbar mit Zahlungsverzug die erste und letzte Zahlungserinnerung. Wer sich heute noch den Luxus erlaubt und seine Kunden drei mal oder öfter anmahnt, wird der letzte in der Reihe sein, von denen die bezahlt werden wollen. Und die gehen oft leer aus!
Fehler 2: das ist ein guter Kunde!
Es gibt diesen schönen Spruch, dass man jedem Menschen nur vor den Kopf schauen kann. Soll heißen, sie wissen oftmals nicht, warum ihr Kunde nicht zahlt. KMU, die mit Rücksicht auf den „guten Kunden“ Mahnungen auf die lange Bank schieben oder eine eindeutige Ansage unterlassen, gehen ein enormes Risiko ein. Die Angst, einen guten Kunden zu verlieren, darf nicht zur Unterbrechung des Mahnlaufs führen.
Fehler 3: drum prüfe, wer sich ewig bindet …
Die Bonität eines neuen Kunden abzufragen ist heutzutage nur noch eine Frage von wenigen Minuten. Auch die Kosten liegen eher im Bereich eines, bis wenige Euro. Es gibt von daher keinen Grund jede neue Geschäftsverbindung nicht sofort prüfen zu lassen, um entsprechende Daten über die so genannte Ausfallwahrscheinlichkeit zu erlangen. Einen sicheren Schutz vor einem Forderungsausfall erhält man durch eine Bonitätsabfrage zwar nicht, da es nur ein Blick in die Vergangenheit des neuen Kunden ist. Es ist trotzdem eine sinnvolle Maßnahme, um „faule Früchtchen“ schon im Vorfeld zu erkennen und beispielsweise rechtzeitig auf Vorkasse umzustellen.
Fehler 4: nicht zu Hänschen gehen!
„Kunde droht mit Auftrag“ löst in manchen Firmen hektisches Treiben aus. Aus unserer Praxis als Inkassodienstleister kennen wir viele Fälle in denen die Kontaktdaten des Kunden nur fehlerhaft ermittelt wurden. Oder man hat sich gar auf telefonische Angaben verlassen, die dann auch noch falsch verstanden wurden.
Auch, wenn es für viele Firmen eine lästige Angelegenheit darstellen mag. Aber zu den Kundendaten gehört immer auch der vollständige Name des Inhabers oder des Geschäftsführers. Ohne diese Angaben sollte ein Auftrag gar nicht erst angenommen, geschweige denn ausgeführt werden.
Mahntelefonate führt man mit „Hans“ und nicht mit „Hänschen“! Denn, wenn Zahlungsverzögerungen keine Chefsache sind, laufen Sie Gefahr mit ihren Forderungen nicht ernst genommen zu werden.
Fehler 5: Skonto
Über Skonto lässt sich trefflich streiten. Sowohl das Für als auch das Wider sind nicht von der Hand zu weisen. Fakt ist, dass Skonto in immer weniger Branchen gewährt oder eingeräumt wird. Das stärkste Argument für Skonto ist die Hoffnung, den Kunden zu einer schnellen Zahlung bewegen zu können. In Zeiten „absurd“ niedriger Zinsen, sind zwei Prozent oder mehr jedoch viel zu teuer für das KMU. Hinzu kommt, dass es mit Sicherheit Wettbewerber gibt, die ohne Skonto arbeiten und als Folge dessen günstigere Angebote schreiben können.
Aus unserer Erfahrung überwiegen die Nachteile des Skontogewährs bei weitem die Vorteile.