Ablauf im Inkassoverfahren
Informationen zum strategischen Ablauf des Inkassoverfahrens im Rahmen des Forderungsmanagements
Übersicht über die einzelnen Phasen
Vorgerichtliches Inkasso
Das vorgerichtliche Inkasso ist ein Prozess, bei dem versucht wird, eine offene Forderung, also eine unbezahlte Rechnung, ohne Gerichtsverfahren einzutreiben. Dieser Prozess ist in verschiedene Schritte unterteilt. Hier erklären wir diese Schritte in vereinfachter Form.
1. Erste Inkassomahnung
Was ist eine Inkassomahnung?
Wenn jemand seine Rechnung nicht bezahlt, kann der Gläubiger (das ist derjenige, der das Geld haben möchte) eine Mahnung durch ein Inkassounternehmen veranlassen. Ein Inkassobüro ist eine Firma, die im Auftrag des Gläubigers arbeitet.
Was steht in der Mahnung?
- Der vollständige Name und die Adresse des Gläubigers.
- Eine genaue Aufstellung der Forderung: Warum und wie viel Geld geschuldet wird.
- Hinweise zu den Inkassogebühren: Das sind zusätzliche Kosten, die für das Inkasso erhoben werden.
- Eine Warnung, dass, falls nicht gezahlt wird, ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden könnte.
- Kontaktinformationen des Inkassounternehmens, falls man Fragen hat oder die Sache klären möchte.
- Ein Hinweis auf die Aufsichtsbehörden, also die Institutionen, die das Inkassounternehmen kontrollieren.
- Eine Frist, innerhalb derer die Zahlung erfolgen soll.
2. Zweite Inkassomahnung
Was ist der Unterschied zur ersten Mahnung?
- Diese Mahnung weist darauf hin, dass bereits eine erste Mahnung verschickt wurde.
- Die Inkassogebühren sind jetzt höher, da weitere Kosten für den Gläubiger entstanden sind.
Was ist optional?
- Telefoninkasso: Manchmal versucht das Inkassounternehmen, telefonisch Kontakt aufzunehmen, um die Sache zu klären. Das ist aber kein Muss.
Weitere Punkte
Was ist noch wichtig?
- Möglichkeit zur Klärung: Der Schuldner wird über sein Recht informiert, die Forderung hinterfragen und gegebenenfalls bestreiten zu können.
- Zinsen und Verzugsgebühren: In der Inkassomahnung stehen Informationen darüber, ob und wie Zinsen oder Verzugsgebühren auf die ursprüngliche Forderung erhoben werden.
- Datenschutz: Eine ausführliche Erklärung zum Schutz der persönlichen Daten, wie das Inkassounternehmen damit umgeht und welche Möglichkeiten für den Schuldner bestehen, deren Verarbeitung zu widersprechen.
- Konsequenzen bei Nichtzahlung: Der Schuldner wird zudem ausführlich darüber informiert, was passiert, wenn auch nach der zweiten Mahnung nicht gezahlt wird.
Abschluss
Das vorgerichtliche Inkasso ist der Versuch, eine offene Forderung ohne Gerichtsverfahren einzutreiben. Der Schuldner muss verstehen, was diese Mahnungen bedeuten und welche Rechte er hat. Bei Fragen oder Unklarheiten kann er jederzeit Kontakt mit dem Inkassounternehmen oder einem Rechtsberater aufzunehmen.
Wie oft muss gemahnt werden, bevor eine Forderung ins Inkasso gegeben werden darf?
Tatsächlich muss gar nicht gemahnt werden! Verbraucher sind nach Ablauf von 30 Tagen im Zahlungsverzug, Unternehmer nach Ablauf der Zahlungsfrist in der Rechnung. – Trotzdem empfehlen wir grundsätzlich eine Zahlungserinnerung mit einer verkürzten Zahlungsfrist von 3 bis 7 Tagen. Diese muss auch nicht per Einschreiben verschickt werden oder gar per Boten. Der Gesetzgeber unterstellt dem Besitzer eines Briefkastens, dass er in der Lage ist, diesen auch regelmäßig zu leeren.
Ihre Möglichkeiten bei Nichtzahlern
Das externe Inkasso umfasst die vier oben genannten Phasen. Die übrigen Schritte sind einem dieser Bereiche zugeordnet. Der Gläubiger leitet das externe Inkasso ein, indem er seine fälligen Forderungen an ein Inkassounternehmen übergibt. Dieses beginnt in der Regel mit dem vorgerichtlichen Inkasso.
Vorab wird jede Forderung auf Zahlungsverzug geprüft, damit die gesetzlich geregelte Kostenerstattungspflicht durch den Schuldner gewährleistet ist.
Hocheffektives Telefoninkasso
Sofern eine Telefonnummer zum Schuldner vorliegt, versuchen wir nach Ablauf der Frist des ersten Mahnschreibens, die telefonische Kontaktaufnahme mit dem Schuldner. Üblicherweise führen die Gespräche mit dem Schuldner zu einer wesentlich besseren Beitreibungsquote und es wird vermieden, dass dem Schuldner immense weitere Kosten entstehen.
Gerichtliches Mahnverfahren nicht unterschätzen
Fakt ist, dass das vorgerichtliche Inkasso nicht in allen Fällen zum gewünschten Zahlungserfolg führt. Ein geringer Teil der Schuldner ist, aus welchen Gründen auch immer, nicht bereit die Forderung zu begleichen. Es ist teilweise auch so, dass die Warnungen vor der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens, sowie den damit einhergehenden immensen weiteren Kosten, nicht ernst genommen werden. Es ist jedoch müßig, darüber nachzudenken, warum die Forderungen im vorgerichtlichen Inkasso nicht beglichen werden. Tatsächlich führt bei einem weiteren erheblichen Teil dieser Schuldner nur die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens zu dem gewünschten Zahlungserfolg.
Überdurchschnittliche Erfolgsquote von 70 % im vorgerichtlichen Machnverfahren
Das vorgerichtliche Inkasso besteht somit aus mindestens 2 Anschreiben per Post, sowie dem Versuch telefonisch mit dem Schuldner in Kontakt zu treten. Optional wird der Schuldner per E-Mail kontaktiert, sofern die jeweiligen Daten zur Verfügung stehen.