Der große Jammer mit den Menschen ist, dass sie so genau wissen, was man ihnen schuldet, und so wenig Empfindungen dafür haben, was sie anderen schulden.
Franz von Sales (1567-1622)
Der Begriff Debitorenmanagement leitet sich vom lateinischen Wort „debere“ ab, was „(jmd. etwas) schulden“ bedeutet. Vereinfacht ausgedrückt ist die Debitorenverwaltung dafür zuständig den Kunden, die aus Firmensicht die Debitoren darstellen, Rechnungen über die geleisteten Dienste bzw. die gelieferten Waren zu stellen. Das „Debitoren-Management“ ist nicht zu verwechseln mit der Debitorenbuchhaltung. Bei dieser handelt sich um einen untergeordneten Bereich des Debitorenmanagements, der sich in erster Linie neben der Buchung von Rechnungen auch mit Reklamationen und Gutschriften befasst. Die Begriffe werden oft nicht einheitlich, sondern fließend übergeordnet benutzt. In der Regel ist es treffender allgemein vom Debitorenmanagement zu sprechen. Darunter lässt sich dann auch das Kreditmanagement und das Forderungsmanagement zusammenfassen.
Debitorenmanager
Der allgemeine Kostendruck verlangt von Firmen heutzutage nicht nur ihre Waren und Dienstleistungen ständigen Verbesserungen – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) – zu unterwerfen, sondern auch ein Umdenken im klassischen Debitorenmanagement. Aus dem Buchhalter wird heute mehr und mehr ein Debitorenmanager, der die Firmenbelange nicht nur – hierarchisch betrachtet – nach oben, sondern auch nach außen durchsetzen muss.
Es geht nicht mehr alleine um das Schreiben von Rechnungen. Immer mehr Kunden erwarten heute kurze Lieferzeiten, aber lange Zahlungsziele. Die hieraus resultierenden Risiken eines Zahlungsaufalls einzuschätzen ist nicht immer ganz einfach. Zusätzlich ist noch der Vertrieb im eigenen Haus darauf angewiesen, den bestehenden und den potenziellen Kunden attraktive Zahlungskonditionen anbieten zu können. Ein Spagat, dem viele Firmen nur mit einem erhöhten Personalaufwand gerecht werden können.
Outsourcing des Forderungsmanagements
Eine Möglichkeit, wenigstens die internen Kosten nachhaltig zu senken, liegt im auslagern (outsourcen) des Mahnwesens. Eine Vielzahl von Inkassounternehmen hat sich speziell auf die Belange dieser Unternehmen spezialisiert und ist in der Lage komplette Firmenlösungen anzubieten. Kooperationen zwischen Unternehmern und Inkassodienstleistern führten in vielen Fällen sogar zu der Schaffung eigener Profit-Center, wie sich sehr gut am Beispiel des Otto-Versands und des „Inkasso-Riesen“ EOS nachvollziehen lässt. Es heißt, dass EOS innerhalb des Otto-Konzerns mehr zum Gewinn nach Steuern beiträgt, als das Warenhandelssegment.
Vielfältige Kooperationsmöglichkeiten
Der seriöse Inkassodienstleister von heute fährt nicht mehr persönlich beim Schuldner vorbei und versucht durch psychischen oder gar physischen Druck eine Zahlung zu erwirken. Seriöse Inkassounternehmen verstehen sich heute mehr und mehr als Bindeglied und verlängerter Arm des Unternehmers und sind in der Regel sehr darauf bedacht die Kundenbeziehung nicht zu stören.
Gründe für die Beauftragung eines IKU
- Im Namen des Gläubigers anrufen
- Unter der Rufnummer des Gläubigers anrufen
- Für den Gläubiger Zahlungsverhandlungen führen
- Für den Unternehmer das Forderungsmanagement optimieren